働き方改革 残業削減&生産性向上コンサルティング 自社でも成果を出したノウハウ WLB社加盟コンサルタント働き方改革 残業削減&生産性向上コンサルティング 自社でも成果を出したノウハウ WLB社加盟コンサルタント

働き方改革とは

生産性向上に向けたテレワークとは

新型コロナ感染症の影響により、職場ではテレワークの普及が進んでいます。
テレワークは、モバイルワーク、在宅勤務、シェアオフィスの3つに分けられますが,中でも在宅勤務が多く実施されていることと思います。
ここでは、在宅勤務をスタートしたが、“業務効率が下がっている” “管理やコミュニケーションが難しい”“どのようなツールえばよいか” など感じている企業様へ、企業の成長戦略としてのテレワークについてご案内します。


~テレワークの目指すところ(アフターコロナを見据える)~~テレワークの目指すところ(アフターコロナを見据える)~
今は国の緊急事態宣言への対応として、一時的にテレワークを実施している職場も多いかもしれません。
しかし、緊急事態宣言解除後も以前と全く同じには戻らないでしょう。
テレワークは次の3つの理由で今後も引き続き推進されていくことが予測されます。

1)テレワークは生産性向上につながる
2)緊急事態宣言解除後も暫くは3密を避けたライフスタイルが続く
3)2021年開催される東京オリンピック2020を見据え、都心の一極集中を避けるため在宅や地方拠点を活用する動きが進む

特に上記1、2を考えてテレワークを推進している企業とそうでない企業とでは、今後の営業活動に大きく差がでてくるのではないでしょうか。

テレワークに取り組むとき、受け身ではなく企業の成長に向けて取り組むと前向き感が出てきます。

テレワークの魅力テレワークの魅力 ・いつでもどこでも社内外を問わず会議、商談、サービス提供などを実施できる利便性
・通勤時間、お客様訪問の移動時間短縮による時間資源の創出
・働き方の自由度拡大によるモチベーションアップ(自分に合った仕事環境、業務の進め方等)
・会社所在地に依存しないため多様な場所から仕事が出来ること、また育児、介護、闘病等との両立が進み、今までより活躍できる人材が増える
・企業としての魅力が高まり採用・定着に好影響

上記以外にもあるかもしれません。
御社はどこを目指してテレワークに取り組みますか?


~生産性向上に向けたテレワーク推進のヒント~~生産性向上に向けたテレワーク推進のヒント~
テレワーク推進にはいくつか課題があります。
職場におけるテレワークの位置づけと進め方(浸透方法)。
そして具体的な運用に関連して「環境(制度・ICTツール・仕事環境等)」、「管理(業務管理・労務管理等)」、「コミュニケーション」の3つ。

職場におけるテレワークの位置づけと進め方(浸透方法)

職場におけるテレワークの位置づけと進め方(浸透方法)

御社ではテレワーク推進プロジェクトをどう位置付けますか?
例えば、仕事の生産性向上と従業員の柔軟な働き方の双方を実現し、企業価値を高めるための取り組み、とすると前向き感が出てきます。

テレワークを導入しても最初から業務効率は上がらないかもしれません。今回の新型コロナ感染症対策として急遽導入した場合は、むしろ業務効率が下がっている職場も多いでしょう。
しかし、数か月後を見据えてしっかり対策をとっていけば結果的に生産性向上に繋げることが出来ます。
このようなことを、従業員に伝えているか、伝えていないか、それだけでも従業員の心の持ち方は変わってきます。

新型コロナ感染症が落ち着いた後は、全員でテレワークをする必要はなくなるかもしれません。
しかし、全員オフィス勤務に戻ることもないと考えられます。オフィス勤務とテレワークを柔軟に使い分ける職場が増えていき、また対面にこだわらないお客様も増えるでしょう。生産性を考慮したケースバイケースでの対応が大切になっていきます。

テレワークの浸透方法は職場により異なります。最初から完璧なテレワークを目指すよりもスモールステップでトライ&エラーを繰り返しながら自社に合った取り組みを進めてきましょう。
導入にあたり、自社における目的、目指すところを明確にし、説明会や意見交換会を実施しながら進めていくことをお勧めします。

環境(制度・ITツール・在宅環境等)

環境(制度・ITツール・在宅環境等)

・IT環境(ITツール)

ITツールについて、大きく分けるとリモートデスクトップやVPN接続などの基幹システム、コミュニケーション、労務管理・業務管理ツールがあります。それぞれ自社に合ったツールを利用していきましょう。まずは基幹システムを導入し、コミュニケーションや管理システムについては、試行しながら自社に合ったものを順次決めていく流れでもよいでしょう。ツール導入は検討も大切ですが、実際に使ってみると見えてくることが多くあります。

・就業規則等の整備(制度)

就業規則に加えて運用ガイドラインの策定をお勧めします。就業規則案、運用ガイドライン案を作成し、まずは試行、修正を繰り返して最終的なものに固めていきましょう(試行の間は就業規則の労基署届出は不要です)。実質的に活用される運用ガイドラインは重要となります。従業員がわかりやすいものを作成しましょう。

・従業員の在宅環境

従業員の私用の通信回線や私用PCを利用する場合にはセキュリティ基準などを明示します。
業務に集中できる環境についても助言などしましょう。例えば、出来る限り家族と交わらない個室を使用したり、長時間仕事をしても疲れないデスク、イスのヒントなども伝えしたり、従業員間で情報交換すると生産性向上にも繋がります。せっかく自宅ですから、リラックスして集中ができる環境をお勧めします。

管理(業務管理・労務管理等)

管理(業務管理・労務管理等)

業務管理や労務管理は、見える化、共有化がカギです。 
業務における様々なファイルを個々のPCに保存しているなど、共有化が進んでいないと、テレワークでは更に情報の抱え込みが進み、誰が何をしているか見えなくなります。
ファイル、プロジェクト進捗など業務で扱う情報は全て全員(少なくとも同じ部署メンバー)が閲覧できる場所に保存しましょう。

労務管理は情報を共有しつつも、少し柔軟性を持たせることもコツです。 
例えば、業務開始時間、終了時間、休憩時間などは全員一律でなくてもよいかもしれません。
また、勤務中はずっとPCの前にいなくてはいけない、というよりも10分程の休憩は適宜とってくださいとした方が現実出来ではないでしょうか。

一方で、誰がいつどのような仕事に取り組んでいるかについては共有していきたいところです。業務上も必要と考えられますし、お互いの業務効率化にも繋がります。
最初は抵抗感がある従業員もいるかもしれませんが、丁寧に進め、共有のメリットがわかってくると
共有しないことの方が考えられなくなってくるのではないでしょうか。

コミュニケーション

コミュニケーション

テレワークで生産性の高い組織を作るには、“心理的安全性”が保たれた職場作りが大切です。 
上司は「さぼっているのではないか」、部下は「さぼっていると思われるのではないか」など、お互いが疑心を持ちながら業務を進めていると従業員の能力が発揮されません。 また、例えばオンライン会議で発言を求められた時に、「こんな発言をすると注意されるかも」「最後は上司が決めてしまうから」などと発言しづらい組織では誰も発言せず、何とも言えない空気が流れ、その後も更に上司が話し続けるか、上司の意見だけで決まっていく、ということになりかねません。
コミュニケーションは、口頭、メール、チャットによって使い分けが大切です。例えば、メールで部下を注意すると、上司が思っている以上に冷たく厳しく伝わります。また、チャットで丁寧すぎる文章のやりとりはチャットのメリットが損なわれてしまいます。また、上司は気軽に相談してほしいと思っていても、部下はテレワークでは更に相談しづらくなり業務スピードが遅くなります。

これらは、テレワークかオフィス勤務かの問題だけでなく、本質的な働き方改革を進めている企業も課題に感じていることです。
生産性向上に向けて働き方改革を進めている職場では、心理的安全性を注目している会社が多く、テレワークになってもスムーズに移行出来ます。



最後に、テレワークは働き方改革の本質を考える機会でもあります。
アフターコロナを見据えつつテレワークに真摯に向き合っている職場は、オフィス勤務に戻った後、以前より生産性が上がっていくことが期待できます。

そして従業員がテレワークと会社出勤を自在に使える職場になると企業の魅力が高まり、人材定着や新たな人材確保にも繋がります。
テレワークを会社の成長戦略として進めていけるかどうか、それぞれの職場次第です。


★どう進めれば理想のテレワーク環境を作っていけるの?自社に合った助言をご希望の企業様は、テレワークコンサルティングサービスをご活用ください。御社に合った取り組みを一緒に考えていきます。 
  
テレワークコンサルティングサービスを開始します
テレワークコンサルティングサービスを開始します


アフターコロナを見据えて本格的な働き方を進めたい企業様、心理的安全性が保たれた職場作りを進めたい企業様は
働き方改革コンサルティングサービスをご活用ください。

働き方見直しコンサルティングサービスはこちら

働き方見直しコンサルティングサービスはこちら



働き方改革とは?

国は「働き方改革」を重要な成長戦略として掲げています。 働き方改革の目的は大きく2つ考えられます。
1つは日本の経済成長、もう一つは国民一人一人が社会の中で活躍しつつ、仕事も私生活もどちらも大切にしながら豊かな人生を送ること。
首相官邸ホームページには
「働き方改革は、一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ。多様な働き方を可能とするとともに、中間層の厚みを増しつつ、格差の固定化を回避し、成長と分配の好循環を実現するため、働く人の立場・視点で取り組んでいきます。」と記載されています。

働き方改革とは、企業の持続的成長という側面で考えると、「労働生産性を上げること」と「優秀な人材確保(定着と採用)」を進めることです。
経営層や管理部門の皆様からすると、それは以前から取り組んでいることと感じるかもしれません。

ではなぜ今、「働き方改革」としてうたわれているのでしょうか。
それは、戦後の日本~高度経済成長期~バブル崩壊~現在まで様々な社会環境が変化している中、日本人は働き方があまり変わっておらず、働き方を変えていくことが国や企業の成長に欠かせないと考えているからではないでしょうか。

例えば、仕事が終わった時間が帰る時間。売上・利益を伸ばすには時間をかける。過去のやり方に新しい仕事を積み重ねて仕事がどんどん増えていく。取引先やお客様の言うことは絶対。皆が同じ時間や同じ場所で。男性が大黒柱で女性は家庭を守れる範囲で働くというような性別役割分担を前提とした働き方。仕事のためには自分の人生や家庭を犠牲にすることは仕方がないという働き方。他にもあるかもしれません。全ての職場の全ての方が当てはまるわけではありませんが、日本は全体としてこのような傾向があるのではないでしょうか。

このような今までの働き方を社会環境の変化に合わせて進化させ、生産性を向上と、誰もが働きがいと働きやすさを感じながら活躍できる職場作りを進めることが企業の働き方改革と考えられます。

従業員の視点で働き方改革考えると、私生活の時間も確保することで家庭、趣味、地域活動、自己研鑽、バカンスなどにより心身の健康や人間的成長に繋がり、また時間や場所を柔軟に考えながら自分にあった働き方で限られた時間で仕事の成果を出していく。結果、豊かで充実した人生を送ることができる。もちろんすぐに成果につながるわけではないかもしれませんが、意識や働き方を変えることでそのような好循環を生み出していくことが働き方改革と言えるのではないでしょうか。

大きくまとめましたが、企業によって、個人によって、働き方改革の目指す様子や取り組み内容は異なってくると思います。
御社にとっての働き方改革とは?あなたにとっての働き方改革とは?を考えることが、働き方改革の第一歩です。