新型コロナ感染症の影響により、職場ではテレワークの普及が進んでいます。
テレワークは、モバイルワーク、在宅勤務、シェアオフィスの３つに分けられますが,中でも在宅勤務が多く実施されていることと思います。
ここでは、在宅勤務をスタートしたが、“業務効率が下がっている” “管理やコミュニケーションが難しい”“どのようなツールえばよいか” など感じている企業様へ、企業の成長戦略としてのテレワークについてご案内します。


～テレワークの目指すところ（アフターコロナを見据える）～～テレワークの目指すところ（アフターコロナを見据える）～
今は国の緊急事態宣言への対応として、一時的にテレワークを実施している職場も多いかもしれません。
しかし、緊急事態宣言解除後も以前と全く同じには戻らないでしょう。
テレワークは次の３つの理由で今後も引き続き推進されていくことが予測されます。

１）テレワークは生産性向上につながる
２）緊急事態宣言解除後も暫くは３密を避けたライフスタイルが続く
３）2021年開催される東京オリンピック2020を見据え、都心の一極集中を避けるため在宅や地方拠点を活用する動きが進む

特に上記１、２を考えてテレワークを推進している企業とそうでない企業とでは、今後の営業活動に大きく差がでてくるのではないでしょうか。

テレワークに取り組むとき、受け身ではなく企業の成長に向けて取り組むと前向き感が出てきます。

テレワークの魅力テレワークの魅力 ・いつでもどこでも社内外を問わず会議、商談、サービス提供などを実施できる利便性
・通勤時間、お客様訪問の移動時間短縮による時間資源の創出
・働き方の自由度拡大によるモチベーションアップ（自分に合った仕事環境、業務の進め方等）
・会社所在地に依存しないため多様な場所から仕事が出来ること、また育児、介護、闘病等との両立が進み、今までより活躍できる人材が増える
・企業としての魅力が高まり採用・定着に好影響

上記以外にもあるかもしれません。
御社はどこを目指してテレワークに取り組みますか？


～生産性向上に向けたテレワーク推進のヒント～～生産性向上に向けたテレワーク推進のヒント～
テレワーク推進にはいくつか課題があります。
職場におけるテレワークの位置づけと進め方（浸透方法）。
そして具体的な運用に関連して「環境（制度・ICTツール・仕事環境等）」、「管理（業務管理・労務管理等）」、「コミュニケーション」の３つ。

御社ではテレワーク推進プロジェクトをどう位置付けますか？
例えば、仕事の生産性向上と従業員の柔軟な働き方の双方を実現し、企業価値を高めるための取り組み、とすると前向き感が出てきます。

テレワークを導入しても最初から業務効率は上がらないかもしれません。今回の新型コロナ感染症対策として急遽導入した場合は、むしろ業務効率が下がっている職場も多いでしょう。
しかし、数か月後を見据えてしっかり対策をとっていけば結果的に生産性向上に繋げることが出来ます。
このようなことを、従業員に伝えているか、伝えていないか、それだけでも従業員の心の持ち方は変わってきます。

新型コロナ感染症が落ち着いた後は、全員でテレワークをする必要はなくなるかもしれません。
しかし、全員オフィス勤務に戻ることもないと考えられます。オフィス勤務とテレワークを柔軟に使い分ける職場が増えていき、また対面にこだわらないお客様も増えるでしょう。生産性を考慮したケースバイケースでの対応が大切になっていきます。

テレワークの浸透方法は職場により異なります。最初から完璧なテレワークを目指すよりもスモールステップでトライ＆エラーを繰り返しながら自社に合った取り組みを進めてきましょう。
導入にあたり、自社における目的、目指すところを明確にし、説明会や意見交換会を実施しながら進めていくことをお勧めします。

・IT環境（ITツール）

ITツールについて、大きく分けるとリモートデスクトップやVPN接続などの基幹システム、コミュニケーション、労務管理・業務管理ツールがあります。それぞれ自社に合ったツールを利用していきましょう。まずは基幹システムを導入し、コミュニケーションや管理システムについては、試行しながら自社に合ったものを順次決めていく流れでもよいでしょう。ツール導入は検討も大切ですが、実際に使ってみると見えてくることが多くあります。

・就業規則等の整備（制度）

就業規則に加えて運用ガイドラインの策定をお勧めします。就業規則案、運用ガイドライン案を作成し、まずは試行、修正を繰り返して最終的なものに固めていきましょう（試行の間は就業規則の労基署届出は不要です）。実質的に活用される運用ガイドラインは重要となります。従業員がわかりやすいものを作成しましょう。

・従業員の在宅環境

従業員の私用の通信回線や私用PCを利用する場合にはセキュリティ基準などを明示します。
業務に集中できる環境についても助言などしましょう。例えば、出来る限り家族と交わらない個室を使用したり、長時間仕事をしても疲れないデスク、イスのヒントなども伝えしたり、従業員間で情報交換すると生産性向上にも繋がります。せっかく自宅ですから、リラックスして集中ができる環境をお勧めします。

業務管理や労務管理は、見える化、共有化がカギです。　
業務における様々なファイルを個々のPCに保存しているなど、共有化が進んでいないと、テレワークでは更に情報の抱え込みが進み、誰が何をしているか見えなくなります。
ファイル、プロジェクト進捗など業務で扱う情報は全て全員（少なくとも同じ部署メンバー）が閲覧できる場所に保存しましょう。

労務管理は情報を共有しつつも、少し柔軟性を持たせることもコツです。　
例えば、業務開始時間、終了時間、休憩時間などは全員一律でなくてもよいかもしれません。
また、勤務中はずっとPCの前にいなくてはいけない、というよりも10分程の休憩は適宜とってくださいとした方が現実出来ではないでしょうか。

一方で、誰がいつどのような仕事に取り組んでいるかについては共有していきたいところです。業務上も必要と考えられますし、お互いの業務効率化にも繋がります。
最初は抵抗感がある従業員もいるかもしれませんが、丁寧に進め、共有のメリットがわかってくると
共有しないことの方が考えられなくなってくるのではないでしょうか。

テレワークで生産性の高い組織を作るには、“心理的安全性”が保たれた職場作りが大切です。　
上司は「さぼっているのではないか」、部下は「さぼっていると思われるのではないか」など、お互いが疑心を持ちながら業務を進めていると従業員の能力が発揮されません。 また、例えばオンライン会議で発言を求められた時に、「こんな発言をすると注意されるかも」「最後は上司が決めてしまうから」などと発言しづらい組織では誰も発言せず、何とも言えない空気が流れ、その後も更に上司が話し続けるか、上司の意見だけで決まっていく、ということになりかねません。
コミュニケーションは、口頭、メール、チャットによって使い分けが大切です。例えば、メールで部下を注意すると、上司が思っている以上に冷たく厳しく伝わります。また、チャットで丁寧すぎる文章のやりとりはチャットのメリットが損なわれてしまいます。また、上司は気軽に相談してほしいと思っていても、部下はテレワークでは更に相談しづらくなり業務スピードが遅くなります。

これらは、テレワークかオフィス勤務かの問題だけでなく、本質的な働き方改革を進めている企業も課題に感じていることです。
生産性向上に向けて働き方改革を進めている職場では、心理的安全性を注目している会社が多く、テレワークになってもスムーズに移行出来ます。



最後に、テレワークは働き方改革の本質を考える機会でもあります。
アフターコロナを見据えつつテレワークに真摯に向き合っている職場は、オフィス勤務に戻った後、以前より生産性が上がっていくことが期待できます。

そして従業員がテレワークと会社出勤を自在に使える職場になると企業の魅力が高まり、人材定着や新たな人材確保にも繋がります。
テレワークを会社の成長戦略として進めていけるかどうか、それぞれの職場次第です。


★どう進めれば理想のテレワーク環境を作っていけるの？自社に合った助言をご希望の企業様は、テレワークコンサルティングサービスをご活用ください。御社に合った取り組みを一緒に考えていきます。　
　　

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